Software de control horario para empleados: en la nube frente a local, ¿qué opción le conviene a su equipo?

Puntos clave

• El seguimiento del tiempo en línea es más rápido de implementar y más fácil de escalar, mientras que la instalación local ofrece a las organizaciones un mayor control sobre la infraestructura, los datos y el mantenimiento.
• La implementación adecuada depende de dónde trabajen los empleados, dónde se puedan almacenar los datos y la capacidad interna de su equipo de TI para brindar soporte.
• La implementación en la nube reduce el trabajo de infraestructura, pero depende del proveedor para las actualizaciones y el alojamiento. El alojamiento propio le otorga control, pero hace que su organización sea responsable del tiempo de actividad, la seguridad y las actualizaciones.
• Compare el costo total de propiedad a lo largo de tres a cinco años en lugar de fijarse únicamente en la licencia del software. El tiempo del equipo de TI y la infraestructura pueden cambiar el cálculo considerablemente.
• Las consideraciones de seguridad y privacidad no terminan con la implementación. Independientemente de si el software se ejecuta en la nube o en sus propios servidores, es fundamental contar con políticas escritas sobre cómo se recopilan y utilizan los datos.

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En línea frente a local: elija su modelo de implementación desde el principio

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Es un escenario común: puede pasar semanas comparando software de registro de tiempo de los empleados, solo para descubrir que su equipo de seguridad no aprueba el modelo de implementación.

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O puede elegir un sistema autohospedado porque mantener los datos internamente parece más seguro, solo para darse cuenta de que su equipo de TI no tiene la capacidad para gestionar las necesidades continuas de almacenamiento y mantenimiento.

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Por eso, su modelo de implementación no debería ser una ocurrencia tardía. Afecta a quién gestiona el sistema, dónde se almacenan los datos de tiempo de los empleados y con qué rapidez puede empezar.

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La implementación en línea suele ser más rápida y fácil de gestionar. La implementación local le brinda más control y puede tener sentido para organizaciones con requisitos estrictos de seguridad o infraestructura. Ninguna opción es adecuada para todos los equipos.

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La elección correcta depende de cómo trabaje su equipo, dónde deban residir sus datos, las expectativas de seguridad y cuánto soporte de TI tenga disponible.

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Esta guía se centra específicamente en el registro de tiempo: las horas que alimentan la nómina, la facturación a clientes y la planificación de la capacidad. Si está eligiendo un modelo de implementación para el monitoreo de empleados de manera más amplia, nuestra guía sobre software de monitoreo de empleados local frente a basado en la nube cubre ese aspecto.

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Qué significan en línea y local

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Los proveedores no siempre utilizan estos términos de la misma manera, por lo que vale la pena definirlos.

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El software de registro de tiempo en línea, también llamado basado en la nube, alojado, basado en web o software SaaS, se ejecuta en una infraestructura gestionada por el proveedor. Sus empleados acceden a la aplicación a través de un navegador y, cuando es necesario, instalan una aplicación de escritorio en sus dispositivos.

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El proveedor suele encargarse de los servidores subyacentes, el mantenimiento, las actualizaciones, las copias de seguridad y la disponibilidad.

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El software de registro de tiempo local, a veces llamado software autohospedado, se instala en una infraestructura gestionada por su organización. Esa infraestructura puede estar en su propio centro de datos o en otro entorno que usted controle.

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La diferencia práctica es quién es responsable de ejecutarlo. Con el software en línea, el proveedor gestiona la mayor parte de la infraestructura. Con el software local, su equipo de TI asume gran parte de ese trabajo.

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También existen modelos intermedios. La nube privada y el alojamiento de inquilino único pueden proporcionar una infraestructura dedicada mientras dejan algunas responsabilidades operativas en manos del proveedor.

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La interfaz del navegador no indica qué modelo utiliza un producto. Para averiguarlo, pregunte:

• ¿Quién controla la infraestructura?
• ¿Dónde se alojan los datos?
• ¿Quién se encarga de los parches y las copias de seguridad?
• ¿Qué sucede cuando los empleados están fuera de la red corporativa?
• ¿Quién es responsable cuando algo sale mal?

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Registro de tiempo en línea: fortalezas y contrapartidas

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La implementación en línea es la opción predeterminada para muchas organizaciones, especialmente para equipos con empleados que trabajan en múltiples ubicaciones. Sin embargo, esa comodidad conlleva contrapartidas para las organizaciones en sectores altamente regulados o con requisitos estrictos de residencia de datos.

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Las ventajas de la implementación en línea

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La mayor ventaja es la velocidad: no es necesario adquirir servidores, configurar un entorno interno ni ejecutar un largo proyecto de instalación antes de que los empleados puedan empezar a registrar su tiempo. Una vez configurada la cuenta, los nuevos empleados generalmente pueden incorporarse sin esperar a cambios en la infraestructura.

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Esto es importante, especialmente para equipos distribuidos con trabajadores remotos.

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Un empleado que trabaja desde casa, una nueva contratación en otra ciudad o un contratista que trabaja en otro lugar generalmente pueden registrar sus horas sin necesidad de conectarse a la red corporativa.

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La implementación en línea también traslada gran parte del trabajo operativo al proveedor. El mantenimiento de la infraestructura, la aplicación de parches, las copias de seguridad, la gestión del tiempo de actividad y las actualizaciones del producto suelen gestionarse como parte del servicio.

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Las actualizaciones son otra ventaja. Las nuevas funciones y las mejoras de seguridad pueden entregarse de forma continua en lugar de esperar a que un equipo interno planifique y ejecute la actualización.

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Para las organizaciones con recursos de TI limitados, esa reducción de la carga de trabajo operativo puede ser tan importante como el software en sí.

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Cuándo la implementación en línea podría no ser la mejor opción

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La contrapartida es el control. Los datos de tiempo y actividad de los empleados se almacenan en una infraestructura gestionada por un tercero, lo que puede generar requisitos adicionales durante las revisiones de seguridad o de adquisiciones, especialmente para las organizaciones que manejan datos confidenciales de su fuerza laboral.

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La residencia de los datos también puede ser importante. Si su organización requiere que la información permanezca en un país o región específicos, deberá confirmar dónde almacena y procesa los datos el proveedor.

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También existe la dependencia del proveedor: su organización depende de la disponibilidad, las decisiones de precios, la hoja de ruta del producto, el modelo de soporte y la continuidad operativa del servicio por parte del proveedor.

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En resumen: la implementación en línea elimina gran parte del trabajo de infraestructura de su equipo, pero a cambio de velocidad y comodidad, se sacrifica cierto nivel de control.

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Seguimiento del tiempo local (on-premises): fortalezas y contrapartidas

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Con la implementación local, su organización obtiene un mayor control sobre el entorno, pero también asume una mayor responsabilidad en su funcionamiento.

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Dónde destaca la implementación local

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La mayor ventaja es la custodia de los datos. Los registros de tiempo de los empleados pueden permanecer dentro de la infraestructura que controla su organización, lo cual puede ser un factor determinante durante la aprobación de software para equipos de seguridad con requisitos internos o normativos estrictos.

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También controla la ubicación de la infraestructura. Si su organización tiene requisitos específicos sobre la residencia de los datos, el alojamiento propio puede facilitar la gestión de dichas exigencias.

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La implementación local también puede funcionar en entornos restringidos donde el acceso a internet es limitado o está prohibido.

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Por ejemplo, una organización que opera en una red aislada podría no estar autorizada a enviar datos de actividad de los empleados a un servicio en la nube externo. Un sistema de alojamiento propio puede diseñarse para operar dentro de ese entorno. Si utiliza una red totalmente aislada (air-gapped), verifique primero los requisitos de conectividad de cada proveedor, ya que algunos productos de alojamiento propio aún necesitan comunicarse con el proveedor para la gestión de licencias.

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Dónde la implementación local podría no ser la mejor opción

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El mismo control que hace atractivo el alojamiento propio también genera más trabajo.

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Su organización se vuelve responsable de los servidores, el mantenimiento de las aplicaciones, los parches, las copias de seguridad, el tiempo de actividad, la supervisión del sistema y la recuperación ante desastres.

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Contar con un departamento de TI no es suficiente por sí solo. Su equipo de TI necesita capacidad suficiente para gestionar un sistema adicional y, si nadie tiene tiempo para mantenerlo, una implementación local puede convertirse en una carga operativa.

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Las actualizaciones también pueden llevar más tiempo. En lugar de recibir las actualizaciones como parte del ciclo normal de lanzamientos del proveedor, su equipo debe probarlas, programarlas e implementarlas de acuerdo con su propio proceso de mantenimiento.

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El acceso remoto puede añadir otra capa de complejidad. Los empleados que trabajan fuera de la red corporativa pueden necesitar acceso mediante VPN o puerta de enlace, dependiendo de cómo esté configurada la implementación.

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En resumen: la implementación local le otorga más control sobre la infraestructura y los datos, pero ese control conlleva una responsabilidad operativa continua.

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Factores que pueden ayudarte a decidir

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1. Coste total de propiedad

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Compara ambos modelos durante un periodo de al menos tres a cinco años.

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Incluye:

• Licencias de software o suscripciones
• Servidores e infraestructura
• Alojamiento y almacenamiento
• Copias de seguridad y recuperación ante desastres
• Administración de TI
• Seguridad y monitorización
• Proyectos de actualización
• Soporte a los empleados

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2. Capacidad real de TI

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Pregúntate si tu equipo de TI tiene margen para gestionar otro sistema. Tener personal de TI y tener capacidad de TI son cosas distintas.

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3. Tus requisitos específicos de cumplimiento

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Si alguien dice: "Necesitamos mantener los datos en las instalaciones por motivos de cumplimiento", pregunta qué requisito específico genera esa obligación.

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A menudo, el requisito es legítimo debido a normas internas o reglamentaciones impuestas a ciertos sectores. Pero en otros casos, esa suposición se ha convertido en parte del proceso de adquisición sin que nadie verifique la norma subyacente. 

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4. Comportamiento sin conexión y acceso remoto

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Esto es importante para ambos modelos. En el caso del software en la nube, averigua qué sucede cuando un empleado pierde temporalmente el acceso a Internet: ¿el registro de tiempo continúa y se sincroniza más tarde, o esas horas deben introducirse manualmente?

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Para el software local, averigua qué sucede cuando un empleado se encuentra fuera de la red corporativa.

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5. Salida y portabilidad de datos

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Pregunte qué sucede si cambia de proveedor.

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¿Puede exportar sus datos de empleados y de tiempo? ¿En qué formato? ¿Puede migrar entre modelos de implementación? ¿Cuánto tiempo lleva la exportación?

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6. Plazos de revisión de seguridad

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La implementación puede afectar significativamente los plazos de adquisición.

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Una implementación en la nube puede requerir un cuestionario de seguridad y una revisión del proveedor. Una implementación local puede requerir revisiones de infraestructura, arquitectura, acceso y seguridad interna.

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Comprenda esos requisitos desde el principio para que la implementación no sea el motivo por el cual un proyecto se quede estancado en el departamento de compras durante otro trimestre.

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Adaptar la implementación a la forma de trabajar de su equipo

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La mejor opción depende de cómo opere su equipo.

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Equipos distribuidos y que priorizan el trabajo remoto

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La implementación en línea suele ser la elección para equipos distribuidos, ya que los empleados pueden acceder al sistema sin depender de la red corporativa.

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Priorice:

• Opciones de alojamiento de datos regional
• Seguimiento y sincronización sin conexión
• Incorporación sencilla de empleados
• Soporte para múltiples ubicaciones
• Dependencias de infraestructura mínimas

Una solución autohospedada puede funcionar para equipos remotos, pero asegúrese de que la arquitectura admita a los empleados fuera de la red corporativa sin crear una carga de soporte excesiva basada en VPN.

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Industrias reguladas y entornos con datos confidenciales

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Las organizaciones con requisitos estrictos de seguridad o residencia de datos pueden necesitar un mayor control sobre dónde se almacena la información de los empleados.

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El alojamiento local o de inquilino único puede cumplir con esos requisitos, pero primero confirme la obligación exacta.

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Compruebe también si el proveedor ofrece la misma documentación de cumplimiento y capacidades de seguridad tanto en sus implementaciones en la nube como en las autohospedadas.

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Equipos pequeños sin personal de TI dedicado

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Para los equipos pequeños, la implementación en línea suele ser más fácil de operar porque elimina gran parte de la carga de infraestructura.

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La evaluación debe centrarse en el tiempo de configuración, la incorporación de empleados, la administración, el soporte y la facilidad de uso.

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El autohospedaje puede parecer atractivo porque proporciona más control, pero esa ventaja puede desaparecer si nadie tiene tiempo para aplicar parches, supervisar, realizar copias de seguridad y mantener el sistema.

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Configuraciones híbridas y requisitos mixtos

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Algunas organizaciones tienen requisitos diferentes para distintas partes del negocio.

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Una división puede necesitar autohospedaje, mientras que otra puede utilizar la implementación en la nube. En esa situación, puede ser útil un proveedor que admita ambos modelos.

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Sin embargo, verifique la paridad de funciones. Si la versión autohospedada va por detrás del producto en la nube en varias versiones, es posible que termine manteniendo dos experiencias de producto y estructuras de informes diferentes.

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El objetivo debe ser obtener datos e informes coherentes sobre la fuerza laboral, incluso cuando los requisitos de implementación difieran.

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Preguntas que debe hacer durante una prueba gratuita o una evaluación de proveedores

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Antes de elegir un modelo de implementación, obtenga respuestas específicas del proveedor y de su equipo de TI.

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¿La versión autohospedada tiene las mismas funciones que la versión en la nube?

Pregunte si hay integraciones o funciones que no estén disponibles.

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¿Cuáles son los requisitos reales del servidor?

No se limite a la CPU y el almacenamiento. Pregunte sobre sistemas operativos, bases de datos, redes, copias de seguridad, supervisión y redundancia.

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¿Quién se encarga de aplicar los parches al sistema después de la puesta en marcha?

Aclare exactamente dónde termina la responsabilidad del proveedor y dónde comienza la de su equipo de TI.

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¿En qué regiones podemos alojar nuestros datos?

Si la residencia de los datos es importante, pregunte si la región seleccionada puede especificarse contractualmente.

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¿Qué sucede cuando un empleado está desconectado?

Pruebe tanto las interrupciones de internet como el trabajo de los empleados fuera de la red corporativa.

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¿Cómo podemos exportar nuestros datos?

Pregunte por el formato, los campos disponibles, el periodo de retención y si se admite la migración entre modelos de implementación.

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Cómo aborda Insightful la implementación

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Insightful es una plataforma de datos de trabajo. Recopila datos de tiempo y actividad desde una aplicación de escritorio y los convierte en información útil para sus equipos de operaciones y TI. La mayoría de los clientes la ejecutan en la nube, pero las organizaciones cuyos datos deben permanecer en su propio entorno también pueden implementarla de forma local o en una nube privada.

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En la nube, Insightful elimina la necesidad de adquirir y mantener una infraestructura de seguimiento interna, lo que ayuda a los equipos distribuidos que necesitan que los empleados comiencen a realizar el seguimiento desde diferentes ubicaciones. Las regiones de alojamiento incluyen EE. UU. y la UE. Los datos se cifran con AES-256 en reposo y TLS 1.2 en tránsito, y los estándares de seguridad de Insightful estándares de seguridad cubren el cumplimiento de SOC 2 Tipo II, HIPAA, GDPR y CCPA.

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Insightful local esta opción se ejecuta dentro de su propia infraestructura, por lo que los datos de tiempo y actividad permanecen en su entorno. Su equipo de TI administra los servidores y aplica las actualizaciones mediante paquetes. La implementación local también requiere una conexión saliente al servidor de licencias de Insightful, algo que conviene plantear desde el principio si utiliza una red totalmente aislada (air-gapped).

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Seguimiento de tiempo y auditoría registra las horas y la actividad automáticamente, de modo que la nómina y la facturación a clientes se basan en el tiempo registrado y no en lo que alguien recordó ingresar. Las entradas manuales requieren un aprobador designado y se almacenan en una pista de auditoría inmutable. H&CO recuperó más de 200,000 horas al año con el seguimiento automático del tiempo.

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Descubra cómo Insightful se adapta a sus requisitos de implementación. Inicie una prueba gratuita para probar la implementación en la nube con su equipo, o lea sobre la implementación local si sus datos deben permanecer en su entorno.

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Conclusión

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La implementación en línea ofrece rapidez y elimina gran parte de la carga operativa. La implementación local brinda a su organización un mayor control, pero traslada una mayor parte de esa carga a su equipo de TI.

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La decisión se reduce a tres preguntas prácticas: ¿Dónde se permite alojar los datos de sus empleados? ¿Cuánta capacidad de TI tiene realmente? ¿Y dónde trabaja su personal?

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La mejor implementación es aquella que se ajusta a esas limitaciones sin crear un nuevo problema operativo.

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Preguntas frecuentes

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¿Es más seguro el software de seguimiento de tiempo de los empleados en línea o local?

Ningún modelo de implementación es automáticamente más seguro. El software en línea delega la seguridad de la infraestructura principalmente al proveedor, mientras que el local le otorga a su organización un control más directo. La seguridad depende de la implementación, los controles de acceso, la aplicación de parches, el cifrado, la supervisión y qué tan bien se ajuste cada modelo a los requisitos de su organización. Para el seguimiento del tiempo, verifique también quién puede editar o eliminar registros después de los hechos, ya que una pista de auditoría es fundamental en disputas de nómina y facturación bajo cualquier modelo.

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¿Puede el software de seguimiento de tiempo local rastrear a los empleados remotos?

Sí, pero la configuración puede requerir infraestructura adicional. Dependiendo del sistema, es posible que los empleados remotos necesiten acceso VPN o de puerta de enlace para comunicarse con el entorno de la organización. Antes de elegir el alojamiento propio, pruebe cómo maneja el software a los empleados que trabajan fuera de la red corporativa, incluyendo si las horas capturadas mientras estaban desconectados se sincronizan una vez que el dispositivo vuelve a conectarse.

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¿Necesita un equipo de TI para ejecutar un software de seguimiento de tiempo local?

Necesita suficiente capacidad de TI para gestionarlo correctamente. Esto incluye la instalación, la aplicación de parches, las copias de seguridad, la supervisión, la seguridad, las actualizaciones y la resolución de problemas. Una empresa no necesita necesariamente un departamento de TI grande, pero alguien debe tener una responsabilidad clara y tiempo suficiente para mantener el sistema.

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¿El software de seguimiento del tiempo en línea sigue funcionando sin conexión a internet?

Algunas herramientas de seguimiento del tiempo en línea pueden continuar registrando la actividad durante problemas temporales de conectividad y sincronizar los datos cuando se restablece la conexión. Esto varía según el producto, así que pruebe el funcionamiento sin conexión antes de comprar, especialmente si los empleados trabajan habitualmente desde lugares con acceso a internet poco fiable.

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¿Se puede migrar de un sistema de seguimiento del tiempo local a uno en línea más adelante?

Potencialmente, pero depende del software y de las opciones de exportación de datos disponibles. Pregunte a los proveedores si los registros de los empleados, los datos históricos de tiempo, el historial de aprobaciones y auditorías, las configuraciones y los informes pueden exportarse e importarse entre modelos de implementación antes de comprometerse con cualquiera de los dos enfoques.

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¿El RGPD exige que los datos de seguimiento del tiempo se almacenen de forma local?

No, el RGPD no exige por lo general que los datos de seguimiento del tiempo de los empleados se almacenen de forma local. Las organizaciones pueden utilizar servicios en la nube, siempre que el procesamiento y las transferencias de datos cumplan con los requisitos aplicables del RGPD. Las obligaciones específicas dependen de qué datos se recopilen, dónde se procesen y las circunstancias de la organización.