Cómo Axiz construyó una infraestructura de decisiones basada en datos en tiempo real

EL DESAFÍO

Una base poco fiable para la toma de decisiones

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Como distribuidor impulsado por la tecnología, Axiz esperaba que sus sistemas internos estuvieran a la altura de su innovación. Sin embargo, una plataforma heredada hacía que la generación de informes fuera ineficiente, ofreciendo resultados complejos que carecían de la precisión y el detalle necesarios para una toma de decisiones informada.

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Ahí es donde entra Magda Bekker. Con más de dos décadas de experiencia en operaciones de ventas y, más recientemente, en sistemas y procesos, se ha ganado la reputación de tender puentes entre las necesidades empresariales y las capacidades técnicas.

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Cuando asumió su cargo como Gerente de Procesos y Proyectos de Sistemas Empresariales, heredó ese sistema heredado junto con un vasto repositorio de datos de empleados que aportaba poco valor significativo. La información estaba fragmentada en múltiples fuentes, era difícil de interpretar y estaba desconectada de los objetivos clave del negocio. 

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La elaboración de informes era igualmente complicada, con datos dispersos en varios formatos, lo que dificultaba que la dirección pudiera extraer conclusiones prácticas o determinar con claridad el rendimiento del negocio.

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En realidad, esto significaba que Axiz había superado la necesidad de una simple herramienta de supervisión de empleados. A medida que sus operaciones maduraban, requerían una plataforma que los alejara del control de la era del Covid y los llevara hacia la inteligencia laboral de la era de la IA. 

Axiz no necesitaba una herramienta de informes más grande. Necesitaba una diseñada para la toma de decisiones en tiempo real y basada en datos fiables. Algo que pudiera escalar desde un único panel de control hasta convertirse en el sistema de registro en el que toda la empresa pudiera confiar.

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LA SOLUCIÓN

Datos en tiempo real y de autoservicio

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Bajo la dirección de Bekker, Axiz implementó Insightful. El resultado fue inmediato: información precisa y en tiempo real sobre cómo trabajaban realmente los equipos y los empleados. Los informes automatizados y el acceso a datos de autoservicio de Insightful permitieron tomar decisiones sobre la dotación de personal y la distribución del trabajo que tuvieron un impacto real en los resultados financieros.

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Los gerentes y la alta dirección finalmente tuvieron acceso a datos granulares y fiables que se traducían en señales de riesgo y oportunidades de rendimiento. La colaboración diaria entre equipos se transformó con un nivel de confianza y seguridad nunca antes experimentado. 

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Las decisiones ahora están respaldadas por hechos concretos y se toman en el momento preciso, no meses después de que se identifique una caída en la productividad. Además, Insightful ha eliminado una pesada carga administrativa, permitiendo a la dirección aprovechar la inteligencia laboral en tiempo real por primera vez. 

El pilar fundamental para un sistema a nivel de toda la empresa

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Un cambio aún mayor ocurrió cuando esos datos dejaron de estar aislados. El equipo de informes de Axiz ahora puede comparar fácilmente los análisis de Insightful con los datos de acceso mediante tarjetas, recuentos de transacciones de ERP, actividad de tickets e informes de Power BI. Esta visión integral se ha convertido en un único informe mensual de productividad que llega directamente al comité ejecutivo.

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“Insightful se convirtió en el primer pilar de todo nuestro sistema de medición de la productividad”, añade Bekker. Con Insightful, han tomado 5 fuentes de datos aisladas y las han transformado en un informe mensual único y altamente práctico para los altos ejecutivos. 

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Las funciones flexibles de integración de datos e informes de Insightful también transformaron la forma en que los gerentes participan en estas evaluaciones mensuales de productividad. Cada gerente puede personalizar sus propias vistas de datos, exportar cada pantalla u opción de menú disponible y manipular la información con total seguridad.

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Para una organización basada en datos como Axiz, eso marca un antes y un después. 

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La adopción de Insightful por parte de la dirección fue rápida y sencilla. Bekker recuerda el proceso de incorporación como gratamente directo: “Casi no hace falta formar a los usuarios. Pueden aprender por sí mismos simplemente navegando por los menús”.

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La interfaz intuitiva de la plataforma y sus capacidades de generación de informes accesibles eliminaron las barreras tradicionales para su adopción, permitiendo a los líderes descubrir rápidamente información valiosa. Con una visión más clara de la actividad de la fuerza laboral y la eficiencia operativa, la dirección obtuvo una nueva perspectiva para evaluar el rendimiento, optimizar procesos y lograr mejores resultados comerciales.

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Una inversión en las personas 

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Más allá de los detalles de los datos del sistema, Insightful también ayudó a Axiz a invertir en su equipo. Al descubrir tendencias de productividad, periodos de baja actividad y éxitos, Axiz puede reestructurar mejor sus recursos y equilibrar las cargas de trabajo. 

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Los datos proporcionan a los gerentes pruebas objetivas para abordar los desafíos de productividad y sirven como un punto de partida honesto para las conversaciones sobre desarrollo profesional. La integración de Insightful con Outlook Calendar compara los datos de productividad con las entradas del calendario para validar el tiempo dedicado a reuniones o en las instalaciones de los clientes.

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EL RESULTADO

Un sistema confiable sobre el que opera el negocio

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Insightful ha transformado a Axiz, pasando de ser una solución puntual a una infraestructura de decisiones integrada que alimenta los informes a nivel ejecutivo. Esto no es solo visibilidad, sino un sistema de registro sobre el que funciona la empresa. Insightful es fundamental para las decisiones operativas y se ha convertido en la piedra angular de una nueva era de cultura de productividad. 

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En cada etapa de este despliegue, Insightful se ha utilizado para apoyar a las personas de Axiz, no para vigilarlas. Las comparaciones de carga de trabajo entre ubicaciones existen para corregir inconsistencias a nivel de sistema y validar decisiones de políticas, no para señalar a empleados específicos. 

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Cuando los datos de Insightful sirven de base para conversaciones individuales, funcionan como un punto de partida honesto y compartido. Los gerentes tienen una forma de garantizar que las conversaciones sobre la carga de trabajo y la capacidad se basen en lo que realmente sucede, en lugar de en suposiciones de ambas partes.

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Redistribución de personal en lugar de contratar para cubrir vacíos

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Con datos de carga de trabajo y productividad confiables y en tiempo real, Axiz puede mover a las personas para cubrir un vacío de inmediato cuando los datos muestran una carencia, en lugar de contratar para llenarlo. Esto se refleja en el ritmo de cambio que la empresa ahora puede mantener: hasta 30 reasignaciones de recursos de equipo en un mes ajetreado, cada una basada en lo que muestran los datos y no en conjeturas. Una carencia temporal en un equipo puede cubrirse desplazando la capacidad de otro, sin necesidad de aumentar la plantilla.

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El futuro

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De cara al futuro, el objetivo de Bekker es ampliar la adopción, fortalecer los casos de uso existentes y extraer aún más valor de la plataforma. 

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A medida que Axiz aprovecha las nuevas capacidades de las herramientas y las mejoras en el panel de control, ella lidera una estrategia proactiva de gestión del cambio para garantizar que los gerentes no solo comprendan las últimas funciones, sino que las adopten por completo. El objetivo es claro: consolidar aún más a Insightful como una herramienta estratégica de toma de decisiones que proporcione a la empresa una comprensión más profunda y basada en datos sobre cómo se realiza el trabajo.