Cómo el equipo de tecnología de un hospital redujo las evaluaciones de 80 horas a 30 minutos con Insightful

DESAFÍO

Gane la batalla por el talento de TI y elimine el agotador proceso de evaluación de 80 horas

Dave Miles, CIO del Oklahoma Heart Hospital, dirige un equipo de talentosos profesionales de TI, con experiencia tanto en la administración de sistemas clínicos como en la arquitectura de redes e infraestructura. Las codiciadas habilidades de su equipo significaban que a menudo se encontraba compitiendo para retener a su propio personal. 

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Con niveles de promoción y aumentos salariales establecidos, el paquete de compensación a largo plazo era atractivo. Aun así, los empleados anhelaban un modelo híbrido que incluyera flexibilidad laboral, no solo un incentivo financiero. Su equipo se sentía más feliz trabajando desde casa; menos distracciones, cero desplazamientos y más oportunidades para un tiempo de concentración profunda. 

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Sin embargo, OHH seguía técnicamente sin estar preparado para la transición al trabajo remoto. No tenían visibilidad de la productividad. Estaban utilizando un proceso improvisado de informes de acceso a la red y archivos de inicio de sesión de AD para rastrear las cargas de trabajo del equipo. 

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En un caso, la dirección tardó 80 horas en realizar una evaluación de un solo empleado para determinar si estaba sobrecargado. E incluso entonces, la imagen sobre la productividad y la carga de trabajo era incompleta. 

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Era una suposición poco sofisticada determinar si los miembros del equipo estaban abrumados, poco productivos o simplemente atascados temporalmente por un proyecto en particular. También estaban a ciegas con respecto a sus inversiones en software y licencias; sin saber qué herramientas estaban siendo infrautilizadas o ignoradas por completo. OHH necesitaba una solución para conectar sus principales competencias tecnológicas con la evaluación del rendimiento. 

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SOLUCIÓN

Dejar atrás las corazonadas y basarse en datos verificados

Con el objetivo común de fomentar la transparencia y facilitar la transición hacia un modelo de trabajo híbrido eficaz, OHH implementó Insightful. 

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Para Miles, era fundamental abordar los retos de su equipo con empatía y expectativas claras. Insightful no se planteó como una herramienta de control de asistencia con fines punitivos, sino como un puente para transitar con confianza de un equipo productivo en la oficina a una experiencia híbrida exitosa.

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La precisión práctica de Insightful permitió realizar cambios operativos fundamentales en tres áreas clave: 

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• Transformar la evaluación de la productividad por parte de la dirección, pasando de las corazonadas a los datos verificados 
• Identificar y ofrecer mentoría para replicar los hábitos de los empleados con mejor rendimiento 
• Capturar con precisión el uso de las herramientas de software

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Los datos de Insightful revelaron casos de empleados abrumados que necesitaban apoyo. En una ocasión, los datos mostraron una caída inesperada en la productividad de un compañero de alto rendimiento que estaba atravesando dificultades personales en silencio. Con su consentimiento, se informó al resto del equipo, quienes asumieron sus tareas, coordinaron la entrega de comidas y donaron días de vacaciones para ayudarle. 

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Miles destaca esta experiencia como un reflejo profundo de cómo la cultura de TI de OHH logra superar los desafíos a pesar de la distancia física. 

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Desde una perspectiva operativa más amplia, el valor de Insightful resultó aún más evidente. Por un lado, los datos de análisis de la fuerza laboral proporcionaron pruebas definitivas de que los empleados eran más productivos trabajando desde casa. 

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Los informes de productividad revelaron talentos excepcionales entre las nuevas contrataciones. Gracias a Insightful, fue posible identificar rápidamente los hábitos laborales de estos empleados de alto rendimiento. Mediante mentoría y capacitación, OHH pudo guiar a otros miembros del equipo para replicar esos mismos hábitos, aumentando la productividad y evitando la necesidad de contratar a dos empleados adicionales a tiempo completo. 

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Además, Insightful reveló exactamente cuánto estaba utilizando el equipo de OHH las herramientas de software clave, lo que permitió a OHH optimizar su pila de software y eliminar licencias innecesarias. 

RESULTADOS

Retención del equipo, pila de TI optimizada y una fracción del tiempo de evaluación

Como resultado directo de trabajar con Insightful, OHH ha: 

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• Reducido las evaluaciones de productividad de 80 horas a 30 minutos
• Retenido el mejor talento gracias a la exitosa transición al trabajo híbrido
• Recuperado los costos de licencias de software y optimizado su cartera de software 
• Desarrollado una “cultura de responsabilidad compartida”

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Han logrado todo esto con el pleno compromiso del equipo. Insightful es considerado una parte clave para permitir una producción efectiva como unidad híbrida. Los empleados saben lo que se espera de ellos y el valor que aportan es evidente, no se asume. 

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Tanto a nivel individual como a gran escala, los datos de Insightful han cambiado fundamentalmente la forma en que opera OHH. Las evaluaciones de productividad de los empleados individuales se pueden realizar en minutos. Insightful actúa como un sistema de alerta temprana para el rendimiento de la fuerza laboral, permitiendo a los líderes corregir las caídas de productividad antes de que se traduzcan en un impacto financiero en los resultados finales. A la inversa, los líderes también pueden reconocer la eficiencia sobresaliente y los flujos de trabajo de primera clase para ayudar a otros miembros del equipo a realizar cambios que permitan un mejor rendimiento.