¿Qué es el minado de tareas? Definición, funcionamiento y diferencias con el minado de procesos

Puntos clave

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• El task mining captura, agrupa, reconstruye y analiza cómo se realiza el trabajo a nivel de escritorio. Este trabajo incluye clics, entradas de datos y la secuencia de uso de aplicaciones que ocurren entre los registros de eventos.
  
  
• El software de task mining procesa los datos bajo el siguiente marco: las actividades se capturan → se agrupan en tareas → se secuencian para mostrar el flujo de trabajo real → se analizan en busca de fricciones y variaciones.
  
  
• El task mining no es process mining, pero ambos se complementan. El process mining mapea cómo fluye el trabajo de principio a fin a través de los sistemas, mientras que el task mining se enfoca en las tareas individuales que ocurren en el proceso.

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Entre los registros del sistema, ocurre una gran cantidad de trabajo. Los usuarios cambian de aplicación, se centran en una página estática y hacen clic en botones de distintas interfaces. Estos pasos a nivel de escritorio son "tareas" que suceden antes de que un registro del sistema guarde una salida o evento. La forma en que usted mapea, analiza e interpreta esas tareas es minería de tareas.  Siga leyendo para aclarar la diferencia entre minería de procesos y minería de tareas, y cómo funciona el software de minería de tareas.

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¿Qué es la minería de tareas?

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La minería de tareas es la práctica de capturar los pasos a nivel de escritorio de un proceso para reconstruir la realidad detallada de cómo se realiza el trabajo de principio a fin. Esto incluye los movimientos del ratón, los clics en la interfaz de usuario y la secuencia de aplicaciones que la minería de procesos no detecta.

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El propósito de la minería de tareas es mapear y comprender la realidad detallada de cómo se completa un proceso, a menudo con dos objetivos finales: mejorar la arquitectura del proceso y proporcionar datos para la automatización con IA. La minería de tareas revela cuánto tiempo lleva una tarea, cómo los usuarios cambian entre herramientas y detalla los pasos minuciosos que se realizan antes de que una tarea llegue a un sistema de registro. Para entender a fondo qué es la minería de tareas, podemos dividirla en cuatro pasos claros. 

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Cómo funciona la minería de tareas

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Las herramientas de minería de tareas siguen un marco de trabajo similar de cuatro pasos, independientemente del proveedor. 

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1. Captura de datos de interacción en el escritorio. La herramienta registra la actividad a nivel de interacción en un dispositivo a medida que las personas completan su trabajo. Algunos ejemplos incluyen: qué aplicaciones están abiertas, qué acciones se realizan y en qué secuencia.
   
   
2. Agrupación de acciones en tareas. Las acciones individuales se agrupan en tareas reconocibles (por ejemplo, "procesar una factura" o "actualizar un registro de cliente"), en lugar de dejarlas como un flujo bruto de clics.
   
   
3. Reconstrucción del flujo real. Esas tareas se secuencian para mostrar el camino real que sigue el trabajo de principio a fin. Esta realidad suele ser más compleja, y más reveladora, que el proceso oficial, que solo existe en los manuales de documentación.
   
   
4. Analice la fricción y las variaciones. El flujo reconstruido se analiza para detectar cuellos de botella, trabajo manual repetitivo e inconsistencias en la forma en que diferentes personas o equipos completan la misma tarea.

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Minería de procesos frente a minería de tareas

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Tanto la minería de procesos como la de tareas tienen como objetivo mostrar cómo avanza el trabajo, pero utilizan datos diferentes y operan con distintos niveles de detalle. La minería de procesos ofrece una visión macro de los sistemas, mientras que la minería de tareas se centra en las tareas individuales que ocurren entre los registros de eventos. 

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Para muchas organizaciones, no se trata de elegir entre minería de procesos o de tareas. Ningún enfoque reemplaza al otro. La minería de procesos es eficaz para mostrar dónde falla un proceso entre sistemas y equipos; la minería de tareas es eficaz para mostrar qué sucede en los intervalos. La minería de tareas ayuda especialmente a descubrir el trabajo manual y repetitivo de escritorio que, de entrada, nunca genera una entrada en el registro del sistema. 

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Un caso de uso común para ambas disciplinas es el sector asegurador, donde los datos de los procesos son fundamentales para reducir la fuga de reclamaciones en cada paso de un proceso complejo que involucra múltiples transferencias.

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Nota: Por encima de la minería de procesos y la de tareas se encuentra una tercera disciplina: la inteligencia de procesos. Las plataformas como Insightful que ofrecen inteligencia de procesos brindan los beneficios combinados de ambas, aunque la inteligencia de procesos utiliza un mecanismo diferente (telemetría determinista de escritorio). El software de inteligencia de procesos está diseñado para convertir los datos sobre cómo se realiza realmente el trabajo en una vista dinámica y analizable de un proceso que genera pasos prácticos. Obtenga más información sobre la inteligencia de procesos aquí.

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Software y herramientas de minería de tareas: qué tener en cuenta 

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Los principales criterios de evaluación a considerar al adquirir software de minería de tareas incluyen el modelo de privacidad, la implementación y las integraciones. Las herramientas de minería de tareas rara vez son aplicaciones independientes. Es fundamental asegurarse de que la herramienta elegida funcione con sus sistemas y plataformas actuales, así como con las expectativas culturales en torno a la privacidad. 

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Comience comparando el software de minería de tareas según estos 3 criterios.

• Modelo de privacidad: ¿La herramienta opera a nivel de proceso (es decir, agrupando y analizando patrones de tareas) o captura y almacena pulsaciones de teclas individuales y datos personales?
  
  
• Esfuerzo de implementación: Algunas herramientas requieren un esfuerzo considerable por parte del departamento de TI para su despliegue en toda la organización; otras están diseñadas para implementarse con una configuración mínima.
  
  
• Integraciones: Dado que la minería de tareas es más valiosa cuando se combina con una visión más amplia de los datos de procesos y flujos de trabajo, verifique qué tan bien se integra la herramienta con las soluciones de minería de procesos, gestión de proyectos y generación de informes que ya utiliza.

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¿La minería de tareas es lo mismo que el monitoreo de empleados? 

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No, la minería de tareas y el monitoreo de empleados se basan en mecanismos diferentes y niveles de datos distintos. Las organizaciones utilizan el monitoreo de empleados para observar la actividad del personal en tiempo real, obtener automáticamente datos de asistencia y detectar caídas en la utilización y el rendimiento. 

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La minería de tareas agrupa y analiza patrones sobre cómo se completan las tareas basándose en datos granulares a nivel de escritorio.

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Por otra parte, un enfoque de inteligencia de procesos suele situarse por encima de ambos. En Insightful, los datos de supervisión de empleados y los datos precisos a nivel de tarea se combinan en una única plataforma. La solución Optimización de flujos de trabajo utiliza estos flujos de datos para mapear los procesos de principio a fin, rastreando los cuellos de botella hasta el ticket, caso o reclamación exacta que los provocó. Y lo hace sin necesidad de registrar pulsaciones de teclas de forma invasiva ni capturar información de identificación personal (PII). 

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Conclusión 

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El minado de tareas le ofrece la realidad de cómo se realiza el trabajo en el día a día: el cambio entre aplicaciones y los pasos manuales que nunca llegan a registrarse en el sistema. Al combinarse con la visión integral del minado de procesos, permite cerrar la brecha entre cómo debería fluir el trabajo y cómo fluye realmente. Juntos, transforman la actividad dispersa en el escritorio en inteligencia de procesos lista para la toma de decisiones.

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¿Le interesa ver cómo son los procesos reales de su equipo una vez mapeados? Solicite acceso a la Optimización de flujos de trabajo de Insightful hoy mismo.

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Preguntas frecuentes

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¿Qué es el minado de tareas? 

El minado de tareas es la práctica de capturar cómo realizan el trabajo las personas en un equipo de escritorio para reconstruir el proceso real a nivel de tarea. Aporta detalles que los enfoques basados en registros del sistema, como el minado de procesos, no pueden capturar por sí solos. El minado de tareas abarca todo el trabajo que se realiza entre aplicaciones antes de que se genere un registro de eventos. 

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¿Cuál es la diferencia entre el minado de procesos y el minado de tareas? 

El minado de procesos reconstruye los flujos de trabajo a partir de los registros del sistema, mostrando cómo se mueve el trabajo entre sistemas y transferencias. El minado de tareas captura datos de interacción a nivel de escritorio para mostrar cómo se realiza una tarea específica, paso a paso. Ambos son complementarios: el minado de procesos muestra la visión general y el minado de tareas muestra los detalles que la componen.

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¿Qué es el software de minería de tareas? 

El software de minería de tareas es una herramienta que captura datos de interacción en el escritorio, los agrupa en tareas reconocibles y analiza el flujo resultante en busca de fricciones, variaciones e ineficiencias. Las herramientas varían según su fuente de datos, modelo de privacidad, esfuerzo de implementación e integraciones, aspectos que vale la pena evaluar antes de su adopción. Las organizaciones suelen utilizar el software de minería de tareas junto con el software de minería de procesos. Por su parte, el software de inteligencia de procesos se sitúa por encima de ambas categorías y combina las ventajas de las dos.

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