Puntos clave

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• El proceso de órdenes de compra es el proyecto inicial más sólido para implementar IA en adquisiciones, ya que se trata de tareas repetitivas, basadas en reglas y que abarcan diversos sistemas.

• Activar la IA integrada en su software actual es una forma de adopción, pero no garantiza por sí sola mejores resultados. Elegir correctamente qué pasos debe asumir un agente es lo que conduce a una mejora real.

• Los datos a nivel de paso sobre tiempos, esperas, transferencias y retrabajos indican qué etapas de la orden de compra puede asumir un agente.

• Las aprobaciones, las decisiones sobre proveedores y las excepciones deben contar con un mayor grado de intervención humana, estableciendo límites de aprobación y segregación de funciones según cada flujo de trabajo.

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IA en compras: por qué la orden de compra es el punto de partida ideal

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Se prevé que la carga de trabajo en el área de compras aumente un 8% en 2026, mientras que la plantilla se reducirá un 0,09%, según The Hackett Group, a través de Business WireEsto significa más solicitudes que aclarar y más aprobaciones que gestionar, con menos personal para hacerlo.

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Muchos equipos intentan mantener el equilibrio mediante el uso de IA en las compras. Según el mismo estudio, el 43% de las organizaciones de compras están implementando activamente la IA, casi el doble que el año anterior. Aun así, solo el 12% informa de una implementación a gran escala.

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Los profesionales son comprensiblemente escépticos ante la idea de que la IA tome decisiones sobre la adquisición de bienes y servicios, y especialmente sobre decisiones relacionadas con el personal. El criterio de la IA a veces es cuestionable, como puede atestiguar cualquiera que haya experimentado sus "alucinaciones", por lo que automatizar compras clave o negociaciones con proveedores genera desconfianza en las empresas.
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El fraude es otra preocupación, ya que un agente debe ser capaz de detectar patrones de facturación sospechosos, comportamientos irregulares de contratistas y herramientas de mala calidad, entre otros engaños. La detección de fraudes mediante IA se encuentra en una batalla constante contra las estafas basadas en IA, por lo que cualquier plan de compras con IA requiere una gobernanza hermética.
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La IA en compras es más eficiente cuando utiliza los datos de su propia empresa como base. Funciona mejor en órdenes de compra u otras áreas con reglas bien definidas. Pero incluso con reglas claras, necesita tanto contexto relevante como sea posible para ofrecer resultados fiables, con una supervisión humana que cubra las posibles lagunas.

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¿Cuál es el primer proceso de compras que debería sustituirse por un agente de IA?

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Empiece por el proceso de órdenes de compra. Convertir solicitudes en órdenes de compra (PO), cotejar estas con recibos y facturas, y gestionar las aprobaciones es un trabajo de gran volumen basado en reglas que se dispersa entre el correo electrónico, el ERP y los portales de proveedores. Un agente de IA puede manejar fácilmente estas tareas repetitivas, reduciendo al mismo tiempo la pérdida de tiempo acumulada por el cambio de contexto, la navegación y el inicio de sesión en múltiples sistemas. 

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Cuatro características hacen que la automatización de las órdenes de compra sea un proyecto inicial sólido: 

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• Alto volumen. El mismo trabajo se repite cientos o miles de veces al año, por lo que una pequeña mejora en la eficiencia de cada orden de compra se traduce en un ahorro masivo de tiempo, dinero y errores operativos.

• Fácil de controlar. Una cadena de custodia clara establece quién compra, gestiona y aprueba la orden de compra en cada paso. Esto proporciona al agente una base concreta para su modelo y al revisor algo tangible que verificar.

• Reduce el trabajo manual repetitivo. El trabajo con órdenes de compra abarca varios sistemas, lo que implica volver a introducir datos manualmente, iniciar sesión en múltiples aplicaciones y perseguir aprobaciones por correo electrónico. Una vez ajustada, la IA puede eliminar una cantidad considerable de trabajo mecánico con poca supervisión.

• Aprobaciones integradas. Los pasos de aprobación ya existen, por lo que las personas mantienen el control: un aprobador toma la decisión, y un agente dirige la solicitud y envía los recordatorios.

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Los líderes de compras ven la oportunidad. El estudio de 2025 de The Hackett Group determinó que el procesamiento de órdenes de compra es una de las áreas con mayor potencial de transformación mediante la implementación de IA, junto con el análisis de gastos y la compra electrónica.

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El abastecimiento estratégico, las negociaciones y las decisiones sobre la relación con los proveedores no son las mejores opciones iniciales para automatización de procesos mediante agentes. Se trata de áreas de toma de decisiones menos definidas que involucran relaciones humanas, por lo que un agente rara vez cuenta con una política clara que seguir o con el contexto suficiente.
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Compruebe siempre cada paso con su propio proceso antes de implementarlo. Elija los pasos y la secuencia exactos basándose en datos reales sobre cómo trabaja su equipo.

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Por qué la mayoría de los equipos de compras eligen el primer paso equivocado

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Se suelen confundir dos neologismos: Humano + IA e IA + Humano.
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Humano + IA se refiere al personal que utiliza herramientas de IA en su trabajo diario, lo que podría denominarse adopción básica de IA. Un comprador que pide a un asistente de chat que organice el correo electrónico de un proveedor es un ejemplo de adopción de Humano + IA.
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IA + Humano, a la inversa, significa delegar un proceso existente a la IA mientras las personas revisan y aprueban, lo que podría llamarse implementación. Un ejemplo es un agente que redacta una solicitud a partir de un pedido entrante y un comprador que la revisa antes de enviarla.
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Una trampa común es simplemente activar la IA y asumir que generará resultados. En el estudio de 2026 de Hackett, el 69% de las organizaciones acceden a la IA a través de funciones integradas en sus plataformas de compras existentes. Eso es adopción de IA, pero no es lo mismo que tomar decisiones informadas sobre dónde puede la IA transformar el trabajo. Un informe de adopción de IA puede mostrarle la diferencia.
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Una función integrada puede resumir los correos electrónicos de los proveedores, mientras su equipo pierde la mayor parte de su tiempo en otra cosa totalmente distinta. Elegir bien empieza por analizar su propio proceso y profundizar en el trabajo repetitivo basado en reglas que contiene.

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Una segunda trampa es medir cuánto tiempo pasan los compradores en el ERP. Esa cifra indica que el sistema está en uso, pero no dice nada sobre qué pasos están listos para un agente. Las horas en el ERP podrían deberse a la introducción repetitiva de datos o a un aprobador lento, lo que le daría una idea equivocada del tiempo productivo. Además, no tiene en cuenta los hilos de correo electrónico ni los portales de proveedores donde ocurre el resto del trabajo de las órdenes de compra.

Al determinar qué IA es la mejor para compras, pregúntese: ¿qué proceso y qué pasos dentro de él debería asumir un agente? Los datos a nivel de paso responden a esa pregunta.

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Cómo es el proceso de orden de compra, paso a paso

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Supongamos que un gerente de departamento le pide a su equipo "el pedido de siempre". En un proceso típico de orden de compra, la solicitud pasa por nueve pasos antes de que se realice cualquier pago:

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1. Solicitud. Llega por correo electrónico o chat un viernes tarde, sin número de cuenta ni cantidad clara.

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2. Aclaración. Un comprador responde solicitando la cantidad y el centro de costos, y la solicitud queda en espera de respuesta.

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3. Requisición. Alguien ingresa los detalles de la solicitud manualmente.

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4. Presupuesto y contrato. Alguien consulta el presupuesto por separado y verifica el precio del contrato en archivos y hojas de cálculo.

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5. Aprobaciones. Alguien persigue a cada aprobador para obtener una firma, y la requisición vuelve a quedar en espera.

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6. Envío de la orden de compra. La orden de compra se envía al proveedor.

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7. Confirmación. El proveedor confirma, o el comprador solicita la confirmación por correo electrónico.

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8. Entrega. El pedido llega y alguien registra la recepción.

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9. Conciliación de tres vías. La factura se compara con la orden de compra y el recibo, línea por línea, y cualquier discrepancia genera más correos electrónicos mientras el pedido sigue esperando.

El costo de esto varía considerablemente. Según APQC, las organizaciones gastan desde unos 14 hasta más de 54 dólares para procesar una sola orden de compra. La diferencia se debe en gran medida a cómo se estructura y realiza el trabajo de adquisiciones, así como al sector involucrado. La reducción de costos de adquisiciones en la banca requiere un enfoque diferente, por ejemplo.

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APQC también descubrió que las empresas con mejor desempeño emiten 4,000 pedidos por FTE y tardan 1 día en emitir una orden de compra, mientras que las de menor desempeño emiten 1,619 por FTE en 2.5 días.

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Esas cifras muestran cómo se compara un equipo con sus pares. No indican dónde se detuvo cada pedido durante el proceso, algo que solo se puede solucionar midiendo cada paso. Muchas de las esperas ocurren en las transferencias entre personas y sistemas, que es precisamente el tipo de tarea que un agente puede asumir.
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Su propio proceso tendrá obstáculos específicos que una lista general no mostrará, los cuales solo saldrán a la luz mediante la captura y el procesamiento de datos sensibles al contexto.

La Matriz de Ahorros de Procesos para el proceso de órdenes de compra

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Una matriz para la automatización del proceso de adquisiciones presenta dos perspectivas del proceso de órdenes de compra (PO) lado a lado. El lado izquierdo muestra lo que revelan los datos de herramientas superficiales: dónde se invirtieron las horas. El lado derecho muestra lo que indican los datos de procesos a nivel de paso: qué paso las consumió.

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Las dos últimas columnas convierten ese detalle en una decisión. Un nivel de ajuste alto significa que un agente puede gestionar la mayor parte del paso, y un nivel medio significa que el agente hace sugerencias mientras una persona toma la decisión. Tres filas muestran el rango:

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• Emitir la orden de compra y confirmar con el proveedor: alto. Cada orden de compra se envía y se gestiona manualmente, y ninguna de las dos acciones requiere mucho criterio, por lo que la automatización de órdenes de compra funciona bien aquí con una supervisión humana.

• Elegir al proveedor y verificar el precio del contrato: medio. Buscar al proveedor contratado y el precio es mecánico, pero elegir entre opciones no lo es; por eso, el agente se encarga de la búsqueda y el comprador mantiene la decisión.

• Conciliar orden de compra, recibo y factura: alto para la conciliación, medio para las excepciones. La automatización de la conciliación a tres bandas es ideal para la comparación en sí, ya que verificar tres documentos sigue reglas fijas. Una excepción, como una entrega incompleta, aún requiere que una persona determine qué sucedió.

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Considere las clasificaciones como una lista de pasos a examinar. Lo que un agente ahorra depende de la frecuencia con la que se ejecuta cada paso y de la frecuencia con la que falla, y solo la medición puede demostrarlo. Esa medición es donde la optimización del flujo de trabajo comienza. La minería de tareas explica cómo funciona la captura de actividad en todas las aplicaciones, y minería de procesos frente a minería de tareas lo compara con la reconstrucción de un proceso a partir de registros del sistema.

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Mida el proceso antes de automatizarlo

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La forma tradicional de medir un proceso consiste en contratar a un consultor, quien observa a su personal durante dos o tres semanas y documenta el trabajo manualmente. Este método omite pasos por dos razones: unas pocas semanas solo cubren los pedidos que llegan en ese periodo, por lo que las excepciones poco frecuentes pueden no aparecer nunca, y una sola persona no puede seguir cada pedido a través de todas las aplicaciones.

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Cinco medidas indican qué pasos están listos para un agente:

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• Tiempo por paso,que muestra los pasos lentos.

• Cambios de aplicación,donde un recuento alto sugiere que los detalles se están copiando manualmente entre sistemas.

• Tiempo de espera, que separa el trabajo lento del trabajo estancado con un aprobador o proveedor.

• Transferencias, que muestran dónde se estanca el trabajo entre personas, equipos o sistemas.

• Retrabajo,que muestra dónde falla un paso la primera vez y debe repetirse.

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Al leerlos juntos, señalan la solución adecuada. Si las solicitudes siguen esperando en el mismo paso de aprobación, los recordatorios enviados por agentes pueden ayudar. Si las coincidencias siguen devolviéndose como excepciones por la misma razón, el problema puede estar en los datos que alimentan dicha coincidencia.

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Dónde mantienen las personas el control de la IA en compras

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Redactar una solicitud, sugerir el proveedor contratado, dirigir una aprobación y cotejar documentos son tareas basadas en reglas y fáciles de revertir. Aprobar gastos, elegir un proveedor, resolver excepciones o cualquier otra decisión que comprometa dinero o cambie relaciones debe seguir siendo una tarea humana.

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Delegar pasos relacionados con los gastos a un agente plantea una pregunta legítima sobre el fraude: un agente que pudiera aprobar sus propios gastos o cambiar quién recibe los pagos sería un problema grave. La IA de agentes en compras necesita los mismos controles que ya utiliza un equipo bien gestionado:

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• Límites de aprobación. Los umbrales por importe y función determinan qué solicitudes requieren un aprobador designado.

• Segregación de funciones. La persona que realiza una solicitud nunca la aprueba.

• Revisión del maestro de proveedores. Un registro de proveedor modificado es una forma común de desviar pagos, por lo que cada cambio recibe una segunda revisión.

• Un registro de acciones. Cada acción del agente queda registrada, por lo que todo lo que haya tocado puede verificarse posteriormente.

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Las personas establecen los límites y el flujo de trabajo los hace cumplir, por lo que todo lo que exceda un límite pasa a una persona. Esto libera a los compradores para el trabajo que los necesita, como comparar proveedores o renegociar un contrato, en lugar de perseguir firmas.

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Comience con una auditoría de 14 días

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La forma más fiable de basar la IA para compras en datos reales es registrar el trabajo en sí. Insightful captura cómo ocurre realmente el trabajo entre aplicaciones, paso a paso, en todo el equipo. Para el proceso de pedidos, esto muestra cuánto tiempo espera una solicitud a un aprobador y con qué frecuencia debe repetirse un paso. 

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Debido a que se basa en el trabajo registrado durante todo el período, detecta excepciones que un consultor pasaría por alto. Es un primer paso de bajo riesgo para la IA en compras, sin automatizar nada hasta que los datos lo confirmen. Solicite su auditoría de 14 días para ver qué pasos de compras están listos para la automatización.

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Preguntas frecuentes

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¿Puede la IA reemplazar al departamento de compras?

No. La IA se encarga de las tareas repetitivas de las órdenes de compra, mientras que las personas mantienen el abastecimiento, la negociación y las decisiones sobre proveedores, las cuales dependen del criterio y el contexto. Los agentes gestionan pasos como la redacción de solicitudes y el seguimiento de aprobaciones, para que los compradores tengan más tiempo para esas tareas.

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¿Qué parte del proceso de compras debería automatizar primero?

El proceso de órdenes de compra. Es una tarea de gran volumen con reglas claras y pasos de aprobación que mantienen a las personas al mando. Los datos medidos indican entonces qué pasos internos automatizar primero, y la elección de la herramienta viene después.

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¿Qué es la automatización de órdenes de compra?

La automatización de órdenes de compra consiste en software y agentes que crean, dirigen, envían y concilian órdenes de compra con menos trabajo manual. Abarca las solicitudes, el flujo de aprobación, el envío de la orden al proveedor y su conciliación con el recibo y la factura, mientras que las personas que aprueban el gasto permanecen en el proceso.

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¿Qué es la automatización de procure-to-pay?

La automatización de procure-to-pay (P2P) cubre todo el flujo desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor. La orden de compra se sitúa en el centro, después de que la solicitud es aprobada y antes de que la factura sea conciliada y pagada, por lo que abarca tanto las aprobaciones como la conciliación.

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¿Cuánto cuesta procesar una orden de compra?

Según APQC, las organizaciones gastan desde unos 14 hasta más de 54 dólares en procesar una sola orden de compra. La diferencia proviene en gran medida de cómo se estructura y realiza el trabajo, por lo que medir su propio proceso le mostrará dónde se sitúa su costo dentro de ese rango.

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¿Pueden los agentes de IA aprobar órdenes de compra?

Solo dentro de los límites que establezca su equipo. Un agente puede redactar una orden de compra, enviarla para su aprobación y señalar una discrepancia, mientras que las aprobaciones de gastos y las excepciones permanecen en manos de las personas. Los límites de aprobación y la segregación de funciones garantizan que así sea.

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¿Cómo mido mi proceso de órdenes de compra antes de automatizarlo?

Mida el tiempo por paso, los cambios de aplicación, el tiempo de espera de aprobadores y proveedores, las transferencias y el retrabajo. Obtenga las cifras del trabajo real en lugar de realizar entrevistas, ya que estas describen el proceso idealizado, y recopílelas de todo el equipo para que los hábitos de una sola persona no distorsionen la imagen.

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