Transformación del entorno de trabajo digital: cómo saber si realmente cambió la forma de trabajar

Puntos clave

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• Un entorno de trabajo digital describe el ecosistema operativo virtual donde las organizaciones llevan a cabo sus actividades. Está compuesto por aplicaciones, sistemas de acceso, integraciones y prácticas que conectan a equipos y ubicaciones.

• La transformación del entorno de trabajo digital altera todo el ecosistema operativo, no solo la tecnología. Este proceso coordina la tecnología con los flujos de trabajo organizativos para garantizar que cada cambio conduzca a una mejora medible en las operaciones de los equipos.

• La estrategia de transformación digital comienza con datos sobre las condiciones de trabajo actuales. A partir de ahí, define los resultados operativos e introduce cambios en etapas medibles.

• Los hitos de implementación y los datos de adopción indican si el despliegue se llevó a cabo, pero no demuestran que el trabajo se haya vuelto más rápido, sencillo o menos fragmentado.

• Las transformaciones deben medirse a través de cambios observables en la forma en que se realiza el trabajo, como el tiempo de finalización, el retrabajo y la demanda de soporte.

• Workforce Analytics de Insightful proporciona evidencia comparable sobre cómo funciona el trabajo antes y después de un cambio, ayudando a los líderes a distinguir entre la simple implementación y una mejora operativa significativa.

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La transformación del entorno de trabajo digital debe modificar los procesos laborales, no solo las aplicaciones de software que utilizan los empleados.

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Sin embargo, la mayoría de los programas se evalúan en el momento de su implementación. Las nuevas aplicaciones están operativas, las licencias activas y la formación completada. Pero la dirección sigue sin saber si los resultados del trabajo han mejorado.

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Implementar las herramientas es la parte que se mide. Si el trabajo ha cambiado o no, es la parte que se ignora. Quizás por eso los fracasos en la transformación digital son tan frecuentes.

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Cerrar la brecha de medición comienza por aclarar los objetivos de una transformación digital y compararlos con datos sobre cómo se realiza el trabajo realmente.

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Si su organización ha pasado recientemente por una transformación digital (o está considerando una), esta guía explica en qué consiste la transformación del entorno de trabajo digital, cómo estructurarla y cómo determinar si ha producido un cambio operativo significativo.

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¿Qué es un entorno de trabajo digital?

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Un entorno de trabajo digital es un espacio conectado donde las personas acceden a las aplicaciones, la información y los canales de comunicación que necesitan para trabajar. Incluye las herramientas en sí (aplicaciones), los sistemas de acceso e identidad que las rodean, y las normas y prácticas compartidas que las conectan entre equipos y ubicaciones.

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Entorno de trabajo digital es un término amplio, pero se compone de tres elementos básicos:

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Aplicaciones: Las partes visibles del entorno de trabajo digital, donde los equipos se comunican y completan tareas empresariales.

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Acceso: Los sistemas de identidad, los permisos y los requisitos de los dispositivos que determinan si las personas pueden acceder a la información y las funciones adecuadas cuando las necesitan.

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La capa de conectividad: Las integraciones, los flujos de trabajo y las reglas de propiedad que determinan cómo se mueve la información entre los sistemas.

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Un entorno de trabajo digital moderno es mucho más que un grupo de aplicaciones. Es un entorno operativo donde las aplicaciones, los controles de acceso y la capa de conectividad respaldan las tareas laborales. La eficacia de este entorno depende de lo bien que funcionen estos componentes entre sí y de si ayudan a los usuarios a completar su trabajo.

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En qué consiste realmente la transformación del entorno de trabajo digital

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La transformación del entorno de trabajo digital implica cambiar la forma en que se realiza el trabajo en el entorno digital de su organización. Esto puede incluir cambios en las aplicaciones, los sistemas de acceso, los flujos de trabajo o la gobernanza.

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La transformación digital requiere que las organizaciones aborden seis áreas interconectadas:

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Consolidación del conjunto de aplicaciones: Identifique las aplicaciones con funciones duplicadas o poco claras y decida cuáles deben permanecer, ser reemplazadas o cumplir un propósito más específico. Establezca una medida de éxito para cada cambio y prepárese para retirar las aplicaciones que ya no respalden la forma de trabajo prevista.

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Gestión de acceso, identidad y dispositivos: Proporcione a los equipos el acceso adecuado a través de sistemas, dispositivos y ubicaciones, y alinee los permisos con los roles correspondientes. El cambio debe reducir los retrasos relacionados con el acceso sin introducir nuevos riesgos ni una complejidad innecesaria.

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Colaboración y comunicación: Determine qué canales cumplen qué funciones y dónde deben registrarse las decisiones. Es fundamental ofrecer una guía coherente, ya que añadir una aplicación de colaboración no soluciona la falta de claridad en las responsabilidades ni las prácticas de trabajo contradictorias.

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Procesos y flujo de trabajo: Mapee cómo se mueve el trabajo entre aplicaciones y equipos, incluyendo las transferencias y los pasos manuales. Alinee cada cambio con la realidad del proceso, preservando el criterio humano donde aporta valor y eliminando el trabajo manual que solo existe porque los sistemas no están conectados.

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Soporte y capacitación: Prepare a los equipos para utilizar el nuevo entorno mediante orientación específica para cada rol, formación relevante y una comunicación clara sobre los cambios. Mantenga el soporte tras la implementación para identificar problemas iniciales antes de que las soluciones temporales se conviertan en rutinas.

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Gobernanza de las nuevas incorporaciones: Defina cómo se evalúan, aprueban y asignan los responsables de las nuevas aplicaciones. La gobernanza debe vincular cada incorporación a un objetivo operativo y especificar cómo se medirá el éxito. También debe proporcionar un mecanismo para ajustar o detener los cambios que no mejoren el trabajo.

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Las áreas anteriores deben gestionarse como un programa coordinado, donde cada cambio esté vinculado a una mejora prevista en la forma en que se realiza el trabajo.

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Creación de una estrategia para el entorno de trabajo digital

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Crear una estrategia para el entorno de trabajo digital consiste en comprender cómo se realiza el trabajo antes y después de la transformación. Conecta las decisiones tecnológicas con mejoras específicas en la ejecución del trabajo y establece cómo se medirán dichas mejoras.

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Estos son los cinco pasos para desarrollar una estrategia de transformación del entorno de trabajo digital:

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Establezca cuál es la situación actual: Analice las pruebas sobre cómo trabajan los equipos antes de decidir qué debe cambiar. Observe el uso de las aplicaciones, la asignación de tiempo, la carga de trabajo, la capacidad y las diferencias entre equipos y ubicaciones. El objetivo es comprender el entorno laboral tal como funciona y disipar cualquier suposición preliminar sobre cómo se realiza el trabajo.

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Defina el resultado basándose en el trabajo, no en las herramientas: Convierta cada despliegue propuesto en un objetivo operativo claro. Un objetivo útil explica qué será más fácil, más rápido o menos fragmentado. Por ejemplo, "reducir la duplicidad en la entrada de datos" es un objetivo útil porque describe un resultado de transformación. Por el contrario, "lanzar la nueva aplicación" describe una tarea de implementación, no un resultado. Conecte cada objetivo con una métrica que pueda comparar con la línea base.

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Priorice por fricción, no por fecha de renovación de contrato: Priorice los cambios según dónde se pierde más tiempo, se genera trabajo repetitivo o se producen fallos entre equipos. Esto puede significar abordar un flujo de trabajo mal conectado antes de reemplazar una aplicación muy utilizada. Las limitaciones comerciales (por ejemplo, la próxima renovación de un contrato) siguen siendo importantes, pero no deben convertirse en la lógica principal detrás de la estrategia de transformación del entorno de trabajo digital.

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Despliegue por etapas con un punto de control medible en cada una: Divida la estrategia en etapas lo suficientemente pequeñas como para implementarlas y evaluarlas en todos los equipos. Antes de cada etapa, registre la línea base pertinente y lo que debería cambiar si la intervención funciona. Después de que los equipos hayan tenido tiempo de adaptarse, compare las nuevas condiciones con esa predicción. La división en etapas también reduce el número de variables que cambian a la vez, lo que facilita la evaluación del efecto de un despliegue.

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Vuelva a medir y decida qué conservar: Compare los patrones de trabajo después de cada etapa. Mantenga los cambios que reduzcan la fricción, ajuste aquellos que desplacen el problema a otra parte y reconsidere las aplicaciones o prácticas que añaden complejidad sin mejorar el trabajo. Este paso también debe examinar los efectos no deseados. Un proceso más rápido no es necesariamente una mejora si crea nuevos problemas en otras partes del entorno laboral.

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Por qué la mayoría de los programas no pueden demostrar que funcionaron

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La mayoría de los programas de entorno de trabajo digital no pueden demostrar que funcionaron porque la medición comienza con la implementación en lugar de con el trabajo que dicha implementación debería mejorar. Este es un problema común causado por la falta de datos de referencia sobre cómo se realiza el trabajo. Sin esos datos, las organizaciones no pueden establecer objetivos significativos tras la transformación.

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En una reseña en el Journal of Business Research sobre por qué las transformaciones digitales suelen fracasar, los autores cuestionan la suposición de que la implementación equivale al éxito e identifican la falta de métricas de éxito como un factor clave asociado al fracaso de la transformación digital.

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Desarrollar una estrategia basada en evidencias, establecer una línea base y preparar a los equipos para el cambio son pasos necesarios antes de la implementación. Acelerar este proceso deja a las empresas con aplicaciones instaladas, pero sin una forma fiable de evaluar su impacto.

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Las brechas de medición pueden surgir a lo largo de todo un programa, pero existen cuatro patrones comunes que dificultan especialmente demostrar que el trabajo ha generado un cambio:

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Las métricas de despliegue rastrean el proceso de implementación en lugar de los resultados: Las fechas de lanzamiento, las migraciones completadas y las licencias activadas indican si la implementación siguió el cronograma, pero estas cifras no prueban que el trabajo haya generado mejoras. Un programa puede alcanzar todos sus hitos de implementación sin cambiar el proceso subyacente.

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Sin una línea base, no hay nada significativo que comparar: Muchos programas comienzan a medir una vez que el nuevo entorno ya está activo. Sin embargo, sin una línea base, casi cualquier conclusión sobre una mejora depende de suposiciones en lugar de comparaciones. La documentación de procesos y los recuerdos son sustitutos deficientes, ya que el proceso prescrito suele diferir de la práctica cotidiana.

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Los paneles de adopción muestran presencia en lugar de un cambio en el uso: Los datos de inicio de sesión confirman que las cuentas accedieron a una aplicación, pero no muestran qué papel desempeñó dicha aplicación en la realización del trabajo. Los equipos pueden acceder al nuevo sistema mientras siguen realizando el trabajo sustancial en otro lugar. La adopción es evidencia de acceso y actividad, no una prueba de transformación.

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Las aplicaciones antiguas a menudo siguen en uso al mismo tiempo que las nuevas: La nueva aplicación puede mostrar altas tasas de adopción mientras la aplicación heredada sigue gestionando algunas de las mismas tareas. Ambos sistemas parecen útiles cuando se examinan individualmente, pero juntos demuestran que la transición no ha concluido. Esta situación genera trabajo adicional y procesos fragmentados, especialmente cuando algunos equipos han migrado al nuevo sistema y otros no.

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Qué medir en su lugar

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Para medir mejor el éxito de la transformación del entorno de trabajo digital, céntrese en métricas significativas que reflejen cómo se realiza el trabajo realmente. Estas incluyen cambios en el tiempo de proceso, la superposición de aplicaciones, la repetición de tareas y la demanda de soporte.

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Utilice estas medidas para comprender mejor los sistemas y la eficiencia operativa, no para evaluar a las personas. Deben agregarse por equipo, proceso o ubicación y seleccionarse en función de los resultados que el programa pretende generar.

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A continuación, analizamos más de cerca cada métrica de evaluación de la transformación digital:

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Tiempo desde la solicitud hasta la finalización: Mida el tiempo transcurrido entre el inicio y la finalización de un proceso que el programa debía mejorar. Preste mucha atención a las etapas individuales del proceso. Si un equipo completa su parte más rápido, pero la solicitud sigue tardando lo mismo en llegar a su resultado final, es posible que el cambio solo haya desplazado el retraso.

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Tiempo de transferencia y espera entre equipos: Mida cuánto tiempo permanece el trabajo en espera entre etapas. Esto puede revelar retrasos causados por una propiedad poco clara, restricciones de acceso o aplicaciones desconectadas. También muestra si una mejora dentro de un equipo ha creado una cola en otro lugar, lo cual pasaría desapercibido si cada etapa se evaluara por separado.

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Superposición de aplicaciones: Compare las aplicaciones que realizan funciones idénticas o similares. La superposición indica que una nueva aplicación no ha reemplazado los antiguos métodos de trabajo, incluso si las tasas de adopción parecen altas. También muestra que la información y la comunicación están divididas entre diferentes sistemas.

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Retrabajo: Identifique dónde los equipos repiten las mismas tareas porque la información no se transfirió correctamente o el primer resultado no pudo utilizarse. El retrabajo muestra si la transformación eliminó el esfuerzo o simplemente lo trasladó. También puede exponer integraciones poco fiables y procesos que requieren que los equipos mantengan la misma información en más de un lugar.

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Volumen de soporte: Mida la cantidad y el tipo de solicitudes relacionadas con el acceso, los permisos, la navegación, los errores y la incertidumbre en los procesos. Un aumento temporal puede reflejar el periodo de ajuste normal tras la implementación. Las solicitudes persistentes sugieren que los equipos siguen encontrando dificultades.

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Un despliegue por etapas que genera evidencia

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Un despliegue por etapas integra la medición en el programa en lugar de añadirla después de la implementación. También da tiempo a los equipos para adaptarse y ayuda a los líderes a identificar un progreso desigual. Las brechas de coordinación pueden ampliarse rápidamente si no se realizan mediciones por etapas.

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Cada etapa comienza con una línea base e introduce un cambio definido. Termina con una comparación frente al resultado esperado.

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A continuación se presenta el ciclo de vida básico de una etapa de despliegue de transformación digital:

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Establecer una línea base: Capture el estado actual inmediatamente antes del cambio pertinente. Utilice una variedad de métricas (como las de la sección anterior) relacionadas con el problema en lugar de aplicar una única puntuación a todo el programa.

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Plantear una predicción: Especifique qué debería suceder si el cambio funciona. Por ejemplo, se podría esperar que la consolidación de dos aplicaciones reduzca la superposición de aplicaciones y disminuya la demanda de soporte para los equipos afectados. La predicción debe ser lo suficientemente concreta como para poder probarla.

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Aislar el cambio siempre que sea posible: Introduzca solo un cambio importante por etapa. Implementar nuevas aplicaciones o procesos simultáneamente puede hacer que el resultado sea difícil de interpretar. Algunos cambios son interdependientes y deben realizarse juntos. Cuando esto ocurra, documente dichas dependencias.

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Compara y decide: Concede a los equipos un periodo de adaptación razonable y, a continuación, recopila las mismas métricas utilizadas para la línea base. Compara el resultado con el estado previo al lanzamiento y con la predicción. Los datos deberían indicar si la organización debe continuar con el despliegue, ajustarlo o reconsiderarlo.

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Es posible que los pasos anteriores te resulten familiares, ya que coinciden con lo expuesto anteriormente en esta guía sobre cómo medir una transformación del entorno laboral en su conjunto. Esto se debe a que cada etapa debe reflejar los principios para planificar la transformación digital. La clave está en organizar el despliegue por etapas sin fragmentar el programa general ni perder la coordinación entre los equipos.

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De dónde provienen los datos

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Tu organización debe medir los datos en todos los equipos y ubicaciones para comparar las condiciones operativas antes y después de cada etapa de un despliegue de transformación digital.

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Workforce Analytics de Insightful proporciona datos a nivel de equipo y ubicación sobre en qué se emplea el tiempo, qué aplicaciones se utilizan y cómo se distribuyen la capacidad y la carga de trabajo. Ayuda a los líderes de la transformación a establecer una comparativa antes y después, y contribuye a comprender mejor si los patrones de trabajo cambiaron tras la implementación.

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Workforce Analytics mide el entorno de trabajo, proporcionando una capa de datos en torno a la transformación. Esto ayuda a los líderes a distinguir entre una implementación exitosa y un cambio operativo significativo.

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Preguntas frecuentes

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¿Qué es la transformación del entorno de trabajo digital?

La transformación del entorno de trabajo digital es el cambio coordinado del entorno operativo digital de una empresa, que puede incluir aplicaciones, sistemas de acceso, flujos de trabajo, estructuras de soporte y gobernanza. Su objetivo es mejorar el rendimiento laboral en todos los equipos y ubicaciones.

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¿Cuáles son las áreas principales de la transformación digital?

Las áreas principales de la transformación digital son la transformación de procesos de negocio, del modelo de negocio, de dominio y cultural. La transformación de procesos cambia la forma en que se realiza el trabajo. La transformación del modelo de negocio cambia la forma en que se crea valor. La transformación de dominio traslada a la organización a nuevos mercados, mientras que la transformación cultural desarrolla las habilidades y prácticas de trabajo necesarias para sostener el cambio.

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¿Cuáles son los pilares de la transformación del entorno de trabajo digital?

Los pilares de la transformación del entorno de trabajo digital son:

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Consolidación de aplicaciones

Gestión de acceso, identidad y dispositivos

Colaboración y comunicación

Procesos y flujos de trabajo

Soporte y capacitación

Gobernanza

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Estos pilares determinan si la nueva tecnología se convierte en parte de un entorno de trabajo coherente o si añade otra capa desconectada al mismo.

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¿Cuáles son las tendencias clave en el entorno de trabajo digital?

Las tendencias clave en el entorno de trabajo digital son la consolidación de aplicaciones, los flujos de trabajo conectados, un acceso basado en roles más sencillo, la automatización responsable y una gobernanza más sólida sobre las nuevas tecnologías. Estas tendencias contribuyen a crear un entorno en el que la información se desplaza de forma fiable entre sistemas, el acceso refleja cada rol y la automatización opera dentro de límites claros.

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¿Qué es una estrategia de entorno de trabajo digital?

Una estrategia de entorno de trabajo digital es un plan que vincula las decisiones tecnológicas con mejoras específicas en la forma en que se realiza el trabajo. Establece la base operativa actual, define los resultados previstos e introduce cambios en etapas medibles. También determina cómo se evaluarán los resultados tras la implementación.

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¿Cómo se mide la transformación del entorno de trabajo digital?

La transformación del entorno de trabajo digital se mide comparando los resultados del trabajo antes y después de la implementación. Las métricas útiles incluyen el tiempo de finalización de procesos o tareas, el tiempo de espera, la superposición de aplicaciones, el retrabajo, la demanda de soporte, la asignación de tiempo, la carga de trabajo y la capacidad. Recopile pruebas a nivel de equipo, proceso y ubicación para comprender cómo la transformación está cambiando el trabajo en toda la organización.

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