Un bufete de abogados nacional convirtió los datos de trabajo en ahorros de siete cifras con Insightful

El desafío

Escalar una plantilla remota de 700 empleados sin una visión clara de la capacidad

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Cuando un bufete de abogados nacional pasó de un modelo 100% presencial a operaciones totalmente remotas, sus líderes necesitaban una imagen clara de si el nuevo modelo estaba funcionando. Con aproximadamente 700 empleados prestando servicios a instituciones financieras en todo EE. UU., pequeñas brechas en la distribución de la carga de trabajo estaban afectando la capacidad, la calidad y el servicio al cliente.

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Los equipos informaban con frecuencia que no tenían capacidad y que necesitaban nuevas contrataciones. La dirección sospechaba que la firma tenía suficiente personal, pero carecía de una visión fiable y unificada de cómo se estaba distribuyendo el trabajo. 

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Esto dejaba a los altos directivos muy dependientes de las evaluaciones de los gerentes, incluso cuando cuestionaban si algunos equipos estaban siendo gestionados eficazmente. No podían decir con seguridad si un equipo necesitaba más personal, mejores flujos de trabajo o simplemente un liderazgo más efectivo.

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Al mismo tiempo, la empresa se enfrentaba a un problema persistente a la hora de realizar evaluaciones de desempeño de los empleados. Su proceso tradicional dependía de registros diarios improvisados y no ofrecía una visión clara de la carga de trabajo ni de la capacidad de los equipos. Investigar un solo problema de rendimiento podía llevar de 20 a 30 horas, involucrar de tres a cinco personas y requerir datos de al menos siete fuentes distintas. Esto provocaba retrasos enormes en la toma de decisiones, además de apartar a empleados clave de sus responsabilidades habituales.

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La empresa necesitaba una solución que ofreciera una visión coherente de la carga de trabajo, la capacidad y el rendimiento de sus equipos y empleados remotos. Con una mejor perspectiva del trabajo, la dirección podría evaluar mejor las solicitudes de personal, entender la eficacia con la que los gerentes distribuían las tareas y determinar si las operaciones remotas estaban dando los resultados esperados.

La solución

Los datos de trabajo de Insightful permiten una mejor distribución de las tareas

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Insightful marcó la diferencia casi inmediatamente después de su implementación. Por primera vez, la dirección pudo comprobar que sus suposiciones sobre cómo se realizaba el trabajo remoto no coincidían con la realidad de la empresa. Los hallazgos revelaron diferencias sustanciales en los patrones de trabajo, la calidad de la gestión y la distribución de la carga laboral entre los equipos.

Las etiquetas de productividad personalizables y los informes de tendencias de Insightful permitieron a la empresa centrarse en los datos más relevantes para sus operaciones. Los líderes pudieron ir más allá de las cifras aisladas y comprender por qué el rendimiento variaba con el tiempo. Y lo que es mejor, ahora podían distinguir a los empleados que necesitaban formación de aquellos que simplemente carecían de tareas, esperaban información o se enfrentaban a obstáculos en los procesos.

Pronto surgió una imagen más clara de la capacidad. Algunos equipos tenían capacidad interna que no se estaba utilizando eficazmente, mientras que otros empleados trabajaban a un ritmo insostenible. 

Con pruebas más claras, la dirección identificó oportunidades concretas de mejora:

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• Una distribución de la carga de trabajo más eficaz: Los gerentes reordenaron las prioridades y redirigieron las tareas en función de la capacidad disponible, ayudando a que el trabajo fluyera de manera más uniforme entre los equipos.
• Un liderazgo y una formación más sólidos: La empresa identificó los equipos que necesitaban una gestión más eficaz y proporcionó formación específica para ayudar a sus líderes a mejorar.
• Protección contra el agotamiento: La dirección introdujo reuniones periódicas para detectar a los empleados sobrecargados y evitar asignarles proyectos adicionales.

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La empresa ha seguido ampliando la implementación de Insightful y la ha integrado en su ritmo de gestión diario, proporcionando a los líderes una base sólida para tomar decisiones sobre capacidad, formación y apoyo a los empleados.

Resultados

Ahorros millonarios y mayor productividad con una plantilla totalmente remota

Gracias a una visión basada en datos de la capacidad de su plantilla remota, la firma puede tomar decisiones sobre personal y carga de trabajo basadas en evidencias y no en suposiciones. Los gerentes pueden identificar la capacidad disponible, eliminar obstáculos en los procesos y distribuir las tareas de manera más eficaz.

Los resultados abarcan desde la eficiencia operativa hasta la calidad del servicio:

• Ahorros superiores al millón: La firma evitó gastos innecesarios significativos al detectar capacidad interna no utilizada y determinar dónde se podía prescindir de nuevas contrataciones.
• Mayor número de expedientes por empleado: La firma aumentó el número de expedientes por persona, una métrica fundamental para su personal de primera línea, al mejorar la forma en que se priorizaba, asignaba y completaba el trabajo.
• Mayor satisfacción del cliente: Unos flujos de trabajo más coherentes y una entrega optimizada contribuyeron a mejoras cuantificables en la satisfacción del cliente. 
• Menos errores: Al mejorar la continuidad del flujo de trabajo y reducir las interrupciones y reinicios asociados a los errores, la firma aumentó la calidad de sus procesos.

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La firma sigue aprovechando los conocimientos sobre el trabajo proporcionados por Insightful. Ahora se prepara para utilizar Análisis de la fuerza laboral y su Informe de adopción de IA para establecer una base de rendimiento con la que medir el retorno de la inversión de sus herramientas de inteligencia artificial. Al comparar el rendimiento antes y después de la implementación, la dirección podrá identificar qué herramientas de IA se están utilizando de forma eficaz y detectar las mayores oportunidades de automatización de la firma.