En este artículo, vamos a analizar:

• Por qué los datos de tiempo de inactividad a menudo se malinterpretan y cómo esas suposiciones pueden resultar contraproducentes.
• Las preguntas que todo gerente debe hacerse antes de actuar en relación con los informes sobre el uso del tiempo.
• Qué le dice realmente el tiempo de inactividad sobre los flujos de trabajo, las brechas de comunicación y los retrasos en las transferencias.
• Cómo software para el seguimiento de empleados ayuda a descubrir el «por qué» del tiempo de inactividad para que pueda solucionar la causa raíz, no solo los síntomas.

Lo que parece una pausa inofensiva en la actividad podría ser la primera señal de algo mucho más grande. La falta de conexión, el agotamiento y las interrupciones del flujo de trabajo aparecen en los datos de tiempo activo y de inactividad mucho antes de que causen un daño real. Pero solo si sabes qué buscar.

Confiar en las métricas a nivel de superficie puede llevarlo a conclusiones equivocadas. El tiempo de inactividad no siempre es malo y la actividad continua no siempre es buena.

En este artículo, aprenderás a detectar los patrones ocultos detrás del tiempo de inactividad, a hacer las preguntas correctas y a tomar medidas respaldadas por los datos para proteger la concentración de tu equipo y tus ganancias.
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Cuando el tiempo de inactividad no es solo tiempo de inactividad

A primera vista, el tiempo de inactividad puede parecer sencillo: un empleado deja de escribir o hacer clic y el sistema lo registra como improductivo.

Pero ese tiempo «inactivo» puede significar que alguien se quede atrapado esperando comentarios, pensando en ello o atendiendo una llamada de un cliente fuera de su escritorio. Por otro lado, es posible que la actividad continua no signifique progreso, sino que puede ser una señal de estrés, sobrecarga o saltos de tareas.

Sin contexto, es fácil malinterpretar lo que realmente significa tiempo activo e inactivo. Para utilizar estos datos de forma eficaz, es necesario empezar a interpretar los patrones, no solo a registrarlos.
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El alto precio de leer mal los datos de productividad

Es fácil echar un vistazo a un informe de tiempo de inactividad y suponer que alguien no está trabajando lo suficiente. Sin embargo, esa suposición puede provocar errores costosos para su empresa y su equipo.

Piense en un equipo de soporte marcado por tener el mayor tiempo de inactividad de la empresa. Los líderes asumieron la desconexión. Sin embargo, un análisis más profundo reveló que los agentes estaban esperando las respuestas del sistema, quedándose atrapados en largas reuniones de equipo o cambiando de una plataforma orientada al cliente que la herramienta no podía rastrear. Lo que parecía flojo era, en realidad, un diseño deficiente de los procesos.

Sacar conclusiones precipitadas de este tipo puede provocar una respuesta equivocada: aumentar la presión en lugar de apoyar, o aplicar políticas generales que frustran a las personas de alto rendimiento. Diagnosticar erróneamente el tiempo de inactividad no solo es una pérdida de tiempo, sino que erosiona la confianza, enmascara los problemas de flujo de trabajo y conduce a cambios que empeoran las cosas.

De hecho, El 70% del compromiso de los empleados se basa en decisiones de la dirección, lo que significa que la forma en que los líderes interpretan y actúan en función de los datos temporales tiene un impacto directo en el rendimiento y la moral.

El tiempo de inactividad debe ser un punto de partida para hacer mejores preguntas, no una razón para apretar los tornillos.
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Lo que podrían estar ocultando sus tendencias de tiempo de inactividad: hacer las preguntas correctas

Ver el tiempo de inactividad en sus informes es una señal, no un veredicto.

Antes de hacer suposiciones sobre la productividad de tu equipo, es hora de profundizar. ¿El tiempo de inactividad se debe a la ineficiencia del flujo de trabajo, a la falta de comunicación o a problemas con las herramientas? ¿O sus empleados están realmente desconectados?

Sin contexto, es imposible saberlo. Ahí es donde software de monitoreo de computadoras para empleados puede marcar la diferencia, ya que le ayuda a conectar el tiempo de inactividad con los flujos de trabajo, las funciones y la forma en que realmente se realiza el trabajo.

Analicemos las preguntas clave que debes hacerte para descubrir qué hay realmente detrás de tu tiempo de inactividad y cómo actuar en función de esa información.
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1. ¿El tiempo de inactividad es un signo de flujos de trabajo estancados o de cuellos de botella en los procesos?

El tiempo de inactividad no siempre es una señal negativa. A veces, es un indicador de cuellos de botella o ineficiencias en el flujo de trabajo. Esto puede ocurrir cuando los empleados han completado sus tareas pero no pueden avanzar debido a retrasos u obstáculos en el proceso.

Si sus empleados dedican demasiado tiempo de inactividad, especialmente después de tareas o traspasos específicos, esto podría indicar un problema más profundo en la forma en que está estructurado el flujo de trabajo.

El software de seguimiento del tiempo de inactividad puede ayudarlo a rastrear estos períodos de inactividad y vincularlos a tareas o pasos específicos del flujo de trabajo. Por ejemplo, si el tiempo de inactividad aumenta cuando un equipo termina su parte del proyecto y espera a que otra persona se encargue de ello, podría significar que el proceso de transferencia no es claro o es ineficiente.
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• Si el tiempo de inactividad aumenta después de ciertas tareas o hitos, entonces es probable que estas tareas sean cuellos de botella en su flujo de trabajo. Observa las etapas específicas en las que el trabajo se ralentiza y pregúntate: ¿el siguiente paso del proceso está claramente definido y es fácil de ejecutar?
  
  
• Si los empleados permanecen inactivos con regularidad durante los períodos de espera, entonces su flujo de trabajo podría depender demasiado de entradas o aprobaciones externas. En este caso, podría ser el momento de simplificar los procesos de aprobación o eliminar las dependencias innecesarias.
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2. ¿El tiempo de inactividad se correlaciona con ciertas tareas o etapas del flujo de trabajo?

El tiempo de inactividad no siempre es uniforme. A veces, está vinculado a tareas o etapas específicas del flujo de trabajo que requieren entradas, recursos o tiempo adicionales. Esto podría ser una señal de que ciertas partes del proceso son ineficientes o llevan más tiempo del necesario.

Al identificar dónde se produce el tiempo de inactividad en el flujo de trabajo, puede determinar si el problema se debe a las dependencias de las tareas, la falta de recursos o las funciones mal definidas. La supervisión de la actividad de los empleados durante las etapas específicas del proyecto puede revelar exactamente dónde se producen los retrasos.

Software de trabajo remoto como Insightful, puede desglosar el tiempo de inactividad por tarea o etapa, lo que le ayuda a determinar el momento exacto en el que los empleados están estancados o esperando que algo avance.
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• Si el tiempo de inactividad es mayor durante etapas específicas del proyecto, entonces es probable que esas etapas tengan cuellos de botella o traspasos de tareas poco claros. Revisa estas partes del flujo de trabajo para ver si las demoras se deben a la espera de recibir los recursos, los comentarios o los pasos siguientes.
  
  
• Si ciertas tareas conducen constantemente a tiempos de inactividad, entonces es el momento de evaluar si esas tareas son demasiado complejas, están mal definidas o requieren demasiados insumos externos. Considera la posibilidad de simplificar esas tareas, automatizarlas o proporcionar un mejor acceso a los recursos.
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3. ¿El tiempo de inactividad de su equipo ocurre durante las horas de trabajo clave?

El tiempo de inactividad durante las horas pico de trabajo indica que algo puede estar mal. Si los empleados están inactivos durante los momentos en los que deberían ser más productivos (por ejemplo, a media mañana o a primera hora de la tarde), es importante que analicemos los motivos de estos descansos y nos centremos en los motivos de estos descansos.

El tiempo de inactividad en estas horas puede ser un signo de una carga de trabajo desalineada o de un problema mayor, como una falta de compromiso o motivación. Como alternativa, podría deberse a la dependencia de las tareas o a las interrupciones del proyecto durante los períodos de trabajo críticos.

El software de monitoreo de actividad puede ayudarlo a monitorear cuándo ocurre el tiempo de inactividad con mayor frecuencia. Si ocurre durante horas en las que el equipo debería dedicarse a un trabajo intenso, puedes investigar más a fondo para saber si hay distracciones, agotamiento u otros problemas.
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• Si el tiempo de inactividad aumenta durante las horas clave de trabajo, entonces podría ser una señal de desconexión o de bajos niveles de energía. Compruebe si la distribución de la carga de trabajo es equilibrada o si algunos empleados se sienten abrumados o infrautilizados durante las horas de mayor productividad.
  
  
• Si el tiempo de inactividad coincide con interrupciones o reuniones regulares, puede indicar una mala gestión del tiempo o prioridades contradictorias. Para reducir las interrupciones durante las horas de concentración, considera la posibilidad de ajustar los horarios de las reuniones o aclarar las prioridades de las tareas.
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4. ¿Podrían los empleados estar esperando las aprobaciones, los comentarios o los recursos?

El tiempo de inactividad suele deberse a que los empleados esperan que algo avance, ya sea que se trate de comentarios, aprobación o acceso a los recursos necesarios. La falta de motivación o la falta de compromiso no son la causa de este tipo de tiempo de inactividad, sino simplemente el resultado de procesos retrasados o dependencias.

Si tu equipo dedica mucho tiempo al ralentí entre tareas, vale la pena investigar si estas pausas están relacionadas con la espera de comentarios de otros. Esto suele ocurrir en funciones en las que las tareas dependen de equipos, clientes o sistemas externos.

Herramientas como Insightful pueden resaltar los períodos de inactividad que siguen a las transferencias de proyectos o reuniones clave, lo que le brinda información sobre dónde se producen estos retrasos. Esto puede ayudarte a determinar si el tiempo de inactividad es simplemente el resultado de esperar al siguiente paso del proceso.
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• Si el tiempo de inactividad se concentra después de las reuniones clave o de la asignación de tareas, entonces es posible que sus empleados estén esperando las aprobaciones o los comentarios antes de poder continuar. Comprueba el proceso de transferencia y asegúrate de que esté optimizado para evitar demoras innecesarias.
  
  
• Si el tiempo de inactividad ocurre cuando los empleados esperan recursos o información, luego, considera si tu equipo tiene las herramientas y el acceso que necesitan para avanzar rápidamente. Es posible que tengas que mejorar la disponibilidad de los recursos o los sistemas de comunicación para evitar cuellos de botella.
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5. ¿El tiempo de inactividad es un indicador de mala usabilidad de la herramienta o de frustración?

El tiempo de inactividad a menudo puede estar relacionado con la ineficiencia de las herramientas. Si los empleados pasan mucho tiempo inactivos mientras usan una herramienta, podría deberse a que es difícil navegar por la herramienta, poco confiable o frustrante de usar. Estos desafíos pueden provocar retrasos, ya que los empleados tienen dificultades para completar las tareas o esperan a que el sistema responda.

Las herramientas mal diseñadas o anticuadas pueden crear fricciones en el flujo de trabajo y hacer que los empleados detengan su trabajo mientras esperan a que los sistemas se carguen o funcionen correctamente. Identificar si el tiempo de inactividad está relacionado con el uso de las herramientas puede ayudarlo a descubrir oportunidades para mejorar la experiencia del usuario y reducir el tiempo de inactividad.

Las herramientas de seguimiento de los empleados pueden ayudarlo a correlacionar el tiempo de inactividad con herramientas o sistemas específicos, lo que le ayuda a identificar cuándo una herramienta en particular genera retrasos y qué empleados se ven afectados por ella.
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• Si el tiempo de inactividad aumenta cuando se utilizan herramientas específicas, entonces es probable que estas herramientas estén creando fricciones en el flujo de trabajo. Busque patrones en los que el uso de la herramienta y el tiempo de inactividad estén relacionados y evalúe el rendimiento de la herramienta.
  
  
• Si los empleados parecen frustrados o evitan ciertas herramientas, entonces puede que sea el momento de volver a evaluar si estas herramientas son adecuadas para su propósito. Considera recopilar los comentarios de los empleados y explorar las mejoras o alternativas que mejor se adapten a sus necesidades.
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6. ¿El tiempo de inactividad es una señal de desconexión o agotamiento?

El tiempo de inactividad a veces puede ser una señal de que los empleados están desconectados o agotados, especialmente si ocurre con regularidad o durante horas de trabajo cruciales. Cuando los empleados son sometidos a un control mental, es posible que sigan presentes físicamente, pero no se dediquen a sus tareas, lo que lleva a perder tiempo libre.

Si el tiempo de inactividad es elevado en tu equipo, especialmente después de períodos de gran carga de trabajo, vale la pena investigar si la causa principal es la falta de compromiso o el agotamiento. Esto puede ser particularmente cierto en el caso de los equipos que incumplen constantemente los plazos o tienen la moral baja.

El software de seguimiento puede ayudar a identificar patrones en el tiempo de inactividad que coinciden con la intensidad de la carga de trabajo, el cambio de tareas de los empleados o los períodos prolongados sin descansos. Estas herramientas pueden ayudarlo a descubrir si el tiempo de inactividad se debe al exceso de trabajo, al estrés o a la falta de motivación.
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• Si el tiempo de inactividad aumenta después de períodos de gran estrés o carga de trabajo, entonces podría indicar agotamiento o fatiga mental. Comprueba si los empleados tienen problemas con la sobrecarga de tareas o si no gestionan sus niveles de energía, lo que provoca una falta de compromiso.
  
  
• Si el tiempo de inactividad aumenta a pesar de las cargas de trabajo manejables, entonces podría indicar una falta de compromiso o motivación. Abordar este problema podría implicar encontrar formas de volver a comprometer a los empleados, mejorar la comunicación y ofrecer oportunidades de desarrollo profesional o descansos.
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Utilice Idle Time Insights para aumentar la productividad

Una vez que comprenda lo que le dicen sus patrones de tiempo de inactividad, es hora de actuar. Estas ideas son más poderosas cuando conducen a cambios prácticos, del tipo que mejora la concentración, reduce las demoras y permite que el trabajo fluya.

Aquí es por dónde empezar:

• Audite el tiempo de inactividad por equipo, función y hora del día: Busca patrones. ¿Se producen picos después de las reuniones? ¿Durante ciertos turnos? ¿Dentro de departamentos específicos? Estas brechas suelen apuntar a ineficiencias ocultas.
  
  
• Habla con tu equipo sobre qué es lo que los ralentiza: Los empleados suelen saber qué es lo que provoca el tiempo de inactividad, ya sea la falta de contexto, las responsabilidades poco claras o los flujos de trabajo torpes. Pregúnteles directamente dónde se estanca el trabajo.
  
  
• Refina tus cadenas de traspasos y aprobaciones: Si se acumula tiempo de inactividad en torno a las transiciones, ajuste esos puntos. Aclare la propiedad de las tareas, reduzca las dependencias y asegúrese de que el siguiente paso sea siempre obvio.
  
  
• Reasigne las tareas y aclare la propiedad: Si el tiempo de inactividad proviene de la confusión sobre las prioridades o de las entregas poco claras, es una señal para revisar quién es responsable de qué y cuándo.
  
  
• Vuelva a comprobarlo después de cada cambio: El tiempo de inactividad no es una métrica estática. Sigue revisándolo después de cada ajuste para ver qué funcionó, qué no funcionó y cuál es tu próxima oportunidad.
  
  

¿Cuáles son los beneficios del software de monitoreo de empleados para este proceso?

Un equipo que convirtió la información sobre el uso del tiempo en resultados medibles fue FatCat Coders. Con Insightful (anteriormente Workpuls), analizaron cómo se distribuía el trabajo entre los proyectos de los clientes e identificaron las ineficiencias en sus procesos internos. Al reestructurar los flujos de trabajo y alinear las responsabilidades con mayor claridad, crearon una estructura de equipo más eficiente sin necesidad de ampliar la plantilla.
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Reduzca el tiempo de inactividad con información contextual clara

El tiempo de inactividad no tiene por qué ser una caja negra. Insightful (anteriormente Workpuls) te ofrece una visión completa de cómo se dedica el tiempo, para que puedas entender qué es lo que ralentiza a tu equipo y tomar medidas con confianza.

Con Insightful, puedes:

• Realice un seguimiento del tiempo activo y el tiempo de inactividad en los equipos, las funciones y los bloques de tiempo para descubrir las ineficiencias ocultas
  
  
• Identifique dónde se acumula el tiempo de inactividad, por ejemplo, después de las reuniones, la entrega de herramientas o la falta de aprobaciones
  
  
• Divida el uso del tiempo por aplicación, tarea y flujo de trabajo para separar el enfoque productivo del esfuerzo desperdiciado
  
  
• Compare las tendencias del tiempo de inactividad en todos los departamentos para encontrar desequilibrios y reequilibrar las cargas de trabajo
  
  
• Establezca clasificaciones de productividad personalizadas para reflejar lo que realmente significa «activo» para cada rol
  
  

Insightful te ayuda a pasar de suposiciones vagas a respuestas reales, y te da la claridad necesaria para corregir lo que no funciona.

¡Prueba gratis la herramienta de seguimiento del tiempo de Insightful durante 7 días o programa una demostración hoy mismo!

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